Viele Wege führen an die Ladesäule

Elektrofahrzeuge stehen hoch im Kurs. In vielen Unternehmen sind sie entweder bereits im Einsatz oder deren Einführung ist in Planung – das ergab das Arval Mobility Observatory Mobilitäts- und Fuhrparkbarometer 2021. Demnach nutzen bereits sieben von zehn der befragten Unternehmen alternative Antriebe in ihren betrieblichen Flotten oder haben dies in der Zukunft vor.

Damit das rasante Wachstum im E-Mobility-Bereich nicht ins Leere läuft, muss die entsprechende Infrastruktur dafür geschaffen werden. Passende und finanzierbare Ladelösungen sind die Voraussetzung dafür, dass der Trend hin zur Elektromobilität nicht schon nach kurzer Zeit wieder abflaut.

Bund und Länder investieren kontinuierlich in den Ausbau der öffentlichen Ladeinfrastruktur. Seit 2015 wurde der Aufbau von bereits mehr als 13.000 Ladepunkten für geförderte Fahrzeuge gewerblicher Flotten unterstützt. Seit Ende 2020 fördert der Bund zudem die Ladeinfrastruktur im privaten Bereich. Doch welche Möglichkeiten haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber konkret bei der Anschaffung und Finanzierung von Ladelösungen für Dienstwagen?

Ladesäulen: Win-win für Arbeitgeber

Aus Sicht von Unternehmen sprechen mehrere Gründe dafür, eine eigene Ladeinfrastruktur aufzubauen. Allen voran: Imageverbesserung durch eine klare Positionierung in Sachen Umweltschutz und Nachhaltigkeit und infolgedessen Steigerung der Attraktivität bei Nachwuchskräften.

Eigene Ladesäulen auf dem Gelände oder in der Tiefgarage des Unternehmens bringen darüber hinaus aber auch wirtschaftliche Vorteile, schließlich sind die Kosten für Strom niedriger als für Benzin oder Diesel. Das macht sich preislich besonders für Unternehmen bemerkbar, die viele Beschäftigte im Außendienst haben, die zwar lange Strecken zurücklegen, aber ihr Dienstfahrzeug überwiegend am Arbeitsplatz wieder aufladen. Auch der steuerliche Vorteil ist nicht zu unterschätzen. Denn im Gegensatz zu Benzingutscheinen, die als geldwerter Vorteil gelten und versteuert werden müssen, ist das Aufladen eines Elektroautos beziehungsweise eine entsprechende Unterstützung durch das Unternehmen steuerfrei.

Welche Anforderungen müssen Ladesäulen erfüllen?

Doch welche Anforderungen muss die betriebliche Ladeinfrastruktur überhaupt erfüllen? Das sollte unbedingt definiert sein, bevor Ladesäulen auf dem Betriebsgelände installiert werden – und das gilt insbesondere für Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen. So lassen sich nicht nur teure Nachrüstungen vermeiden, auch die Art der Ladesäule kann dann so ausgewählt werden, dass sie zum Unternehmen und dessen Anforderungen passt.

Werden Dienstwagen in der Regel über Nacht geladen, sind Wechselstrom-Ladestationen sinnvoll, wohingegen etwa für Lieferservices, deren Mitarbeiter schnell Zugriff auf ihr Fahrzeug haben müssen, Schnell-Ladesäulen die wesentlich bessere Wahl sind. Für kleinere Betriebe kann dagegen eine smarte Wallbox mit zwei oder mehr Steckplätzen schon ausreichend sein. Auch Einsatzgebiete, Routenplanung und die Verfügbarkeit von Lademöglichkeiten in der Umgebung sind bei der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen.

Wallbox schenken oder leihen?

Unabhängig von der Ladeinfrastruktur am Firmenstandort entscheiden sich jedoch viele Arbeitnehmer, auch eine private Ladestation anzuschaffen. Tatsächlich ist die Finanzierung einer Wallbox aus eigenen Mitteln für sie die sinnvollste Option, den Dienstwagen mit Strom zu laden. Lange Wartezeiten an öffentlichen Ladesäulen entfallen, ebenso der Kampf mit Kollegen und Kolleginnen um die unter Umständen nur geringe Zahl von betrieblichen Lademöglichkeiten.

Hinzu kommt, dass sich die Arbeitssituation getrieben durch Covid-19 verändert hat. Waren viele Arbeitnehmer vor der Pandemie ausschließlich in Büros tätig, so hat sich der Arbeitsplatz mittlerweile verstärkt in die Arbeit aus dem Home-Office heraus verlagert. Auch diese Verschiebung des Arbeitsortes bedarf einer stabilen Ladeinfrastruktur, damit das Fahrzeug im Batteriebetrieb gefahren werden kann.  

Wer die Finanzierung einer Wallbox nicht selbst übernehmen will, der kann sie auch über den Arbeitgeber abwickeln. Dieser hat in dem Fall die Möglichkeit, dem Mitarbeiter die Wallbox entweder zu schenken – dann sind nur 25 Prozent des geldwerten Vorteils pauschal zu versteuern – oder sie ihm zu leihen. Diese Variante ist steuerbefreit. In beiden Fällen bleibt die Wallbox im Besitz des Arbeitgebers.

Dennoch scheuen viele Arbeitgeber aus Halterhaftungsgründen vor diesen Varianten zurück, denn „Besitz belastet“! So sind mit dem Besitz der Ladesäule einige Pflichten verbunden. Unter anderem ist mindestens einmal im Jahr die dokumentierte Kontrolle durch Fachleute notwendig. Und auch alle weiteren technischen Belange rund um die Funktionalität liegen in der Zuständigkeit des Arbeitsgebers. Diese kann natürlich an den Dienstwagenberechtigten übertragen werden, muss dann allerdings auch schriftlich dokumentiert werden.

Wie wird der Stromverbrauch daheim abgerechnet?

Ein Zuschuss vom Arbeitgebers zur Ladesäule, der ebenfalls pauschal mit 25 Prozent versteuert werden muss, stellt daher eine gute und pragmatische Lösung dar, von der beide Seiten profitieren. So bleibt der Mitarbeiter nicht allein auf den Kosten der Ladesäule sitzen und das Unternehmen gewinnt einen zufriedenen Mitarbeiter, der das nachhaltige Flottenziel unterstützt.

Eine eigene, das heißt selbst finanzierte Wallbox zuhause, ist für Beschäftigte also mit Abstand der flexibelste und bequemste Weg, den Dienstwagen mit Strom zu versorgen. Und es ist die Variante, die am häufigsten vorkommt. Um auch die Abrechnung der Ladekosten in diesem Szenario so einfach wie möglich zu halten, empfiehlt sich eine Wallbox mit RFID-Funktion in Kombination mit einer Ladekarte der Firma. Diese erfasst und verrechnet die getankte Strommenge. Einzige Voraussetzung: ein eigener, geeichter Stromzähler, der den Stromverbrauch exakt erfasst. Inzwischen gibt es auch Cloud-basierte Lösungen, mit denen Ladekosten automatisch zurückerstattet werden können.

Wie wird der Strombezug unterwegs abgerechnet?

Besitzt der Arbeitnehmer keine eigene Lademöglichkeit, sondern lädt sein Dienstfahrzeug an unternehmenseigenen Wallboxen oder Ladesäulen, dann sind diese Kosten grundsätzlich kosten-, steuer- und abgabefrei. Dass jemand ausschließlich Ladeoptionen seiner Firma nutzt, kommt jedoch eher selten vor. Der Strom für Dienstwagen mit Elektroantrieb oder Plug-in-Hybridfahrzeuge wird in der Regel auch von außerhalb bezogen, etwa an öffentlichen Ladesäulen. Die Abrechnung gestaltet sich dann etwas komplexer und es lassen sich folgende Möglichkeiten unterscheiden:

• Der Mitarbeiter übernimmt selbst die Kosten und lässt sich vom Finanzamt einen pauschalen Auslagenersatz erstatten.
• Das Unternehmen erstattet pauschal die Kosten für das Laden des Fahrzeugs.
• Möchte der Arbeitgeber die Ladekosten nicht pauschal erstatten, kann er Mitarbeitern einen steuerfreien Auslagenersatz für private Ladekosten gewähren. Wie bei der privaten Steuererklärung sind dann Nachweise erforderlich, die die Ausgaben belegen.
• Die einfachste Möglichkeit stellt eine Ladekarte des Arbeitsgebers dar. Über diese kann direkt erfasst und verrechnet werden, wo der Beschäftigte gerade welche Menge Strom tankt.

Beratung ist das A und O bei der E-Mobilität

Auch wenn der Wandel hin zur Elektromobilität in vollem Gange ist, sehen sich viele Unternehmen im Rahmen der Elektrifizierung ihrer Flotte noch vielen Fragezeichen gegenüber. Wie will ich mein Unternehmen in der Zukunft aufstellen? Welche Antriebsform ist für mich besser geeignet – reines Elektro- oder Plug-in-Hybridfahrzeug? Was sind meine individuellen Anforderungen beim Aufbau einer Ladeinfrastruktur? Welche Lösung ist wirtschaftlich für mich am effizientesten? Welche Risiken sind zu bedenken?

Für Unternehmen, die den Weg in die E-Mobilität einschlagen, ist es daher empfehlenswert, dass sie das Thema Elektromobilität nicht auf eigene Faust angehen, sondern sich bei der Identifizierung ihres Bedarfs, ihrer individuellen Chancen und Risiken ausführlich und professionell beraten lassen, um mit Blick auf ihre individuellen Anforderungen den für sie richtigen Weg einzuschlagen.