Die Digitalisierung nimmt in vielen Bereichen des Alltags zu. Nicht nur in diversen Geschäften und Unternehmen ist sie kaum wegzudenken. Sie wird auch in der Immobilienwirtschaft vermehrt und gern eingesetzt. Viele Arbeitsschritte und Vorgänge werden dort inzwischen elektronisch erledigt. Das umfasst nicht nur das Verschicken von Emails oder Arbeitsaufträgen, sondern kann auch mitunter die Nebenkostenabrechnung für die Mieter betreffen. Zudem ist inzwischen die elektronische Signatur gang und gäbe. Sie ersetzt die Unterschrift auf dem Papier und vereinfacht das zügige Abschicken von Schriftstücken. Doch an welche rechtlichen Grenzen stößt man hierbei in der Immobilienwirtschaft?

Welche Formen gilt es gemäß der aktuellen Rechtslage zu beachten?

Laut Paragraph 125 BGB ist ein Rechtsgeschäft, das nicht der gesetzlich vorgeschriebenen Form entspricht, nichtig. Das bedeutet, dass das Geschäft nicht rechtsgültig ist. Daher ist die Schriftform auf jeden Fall einzuhalten, wenn verschiedene Rechtsgeschäfte abgeschlossen werden sollen.

Das Gesetzbuch sieht jedoch nicht nur die Form der Dokumente vor, sie offenbart auch drei wichtige Normen. Dazu zählen neben der notariellen Beurkundung auch die Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB. Diese sieht vor, dass der Aussteller den Vertrag oder die Urkunde eigenhändig zu unterschreiben hat. Zusätzlich ist die ordentliche Textform angesetzt, die in §126b BGB enthalten ist. Somit lassen sich viele verschiedene Rechtsgeschäfte nicht nur ordnungsgemäß, sondern auch gültig abschließen.

Was ist neuerdings bei elektronischen Signaturen möglich?

Zahlreiche Verträge gelten inzwischen mit einer elektronischen Signatur als gültig. Doch was bedeutet die digitale Transformation und warum wird sie für verschiedene Immobiliengeschäfte immer interessanter? Wichtig ist, in allen Immobilienbereichen eine Manipulationssicherheit zu gewährleisten. Daher unterscheidet die europäische Ebene zwischen drei Formen: der elektronischen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signatur. Das Gesetz lässt nur Raum für zwei Möglichkeiten zu: die einfache sowie die qualifizierte elektronische Signatur.

Die einfache elektronische Signatur kann in verschiedenen Dokumenten zum Einsatz kommen, beigefügt oder mit ihr verbunden werden. Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu hinterlassen, bedarf es einer Identifizierung und einer separaten Zuordnung des Unterzeichnenden. Hierfür kommt eine sichere Signaturerstellungseinheit zum Tragen, die durch Chipkarten oder computerbasierte Tools eine Verifizierung ermöglicht. Somit ist auch eine Fernsignatur durchaus denkbar. 

Einfache oder qualifizierte Signatur?

Verschiedene Rechtsgeschäfte lassen sich in Deutschland bereits formlos abschließen. In diesem Zusammenhang reicht die einfache elektronische Signatur aus. Diese kann somit für:

• unbefristete Mietverträge,
• Mietselbstauskünfte,
• Übergabeprotokolle,
• Bauverträge,
• Handwerkerverträge,
• Darlehensverträge,
• Objektaufnahmebögen,
• Nebenkostenabrechnungen,
• Mietanpassungsschreiben,
• Kündigungen von Mietverträgen

oder Selbstauskünfte verwendet werden. In Bereichen, in denen eine gesetzliche Schriftform unausweichlich ist, kann hingegen die qualifizierte elektronische Signatur zum Zuge kommen. Diese ist unabdingbar für

• befristete Mietverträge,
• Kündigung von Wohnraummietverträgen,
• SEPA-Mandate,
• Verbraucherdarlehensverträge,
• Wohnraummietverträge mit Index- sowie Staffelmieten,
• Mietervorkaufsrechtsausübungen,
• Kündigung von Bauverträgen oder Ingenieur- nebst Architektenverträgen.

Was ist wichtig, damit die elektronische Signatur gültig ist?

Obwohl Mietverträge formlos abgeschlossen werden können, gilt es einige Hinweise zu beachten, wenn die elektronische Signatur zum Einsatz kommen soll. Sie muss z.B. in einem ausreichend großen Anwendungsfeld eingefügt werden. Lediglich bei Übergabeprotokollen gibt es keine Formvorschriften. Die Signatur kann demnach elektronisch erstellt und sogar auf einem mobil mitgebrachten Gerät eingegeben werden.

Auch die Nebenkostenabrechnung unterliegt keiner speziellen Formschrift. Sie kann somit per E-Mail versandt und mit einer elektronischen Signatur verbunden werden. Demzufolge ist klar: Es gibt Dokumente im Immobilienbereich, die der Formvorschrift unterliegen. Doch es ist auch möglich, verschiedene Geschäfte und Dokumente mithilfe elektronischer Signaturen zu erleichtern. Das sorgt für einen insgesamt besser planbaren Arbeitsalltag und schnellere Vertragsabwicklungen.