Eine Illustratorin, die ein kleines Online-Studio betreibt, erzählte neulich von ihrem Morgen. Sie wache auf, schaue aufs Handy, und da seien schon wieder E-Mails. Anfragen, Bestellungen, Rückfragen. Sie antworte schnell, aber dann kämen neue Nachrichten, und irgendwann habe sie das Gefühl, nur noch zu reagieren, statt zu gestalten. Mehr Zeit mit dem Sortieren von Anfragen zu verbringen als mit Zeichnen, das könne doch nicht sein.
Ihre Geschichte ist keine Ausnahme. In vielen kleinen Unternehmen und freiberuflichen Existenzen sieht es ähnlich aus. Die ersten Erfolge stellen sich ein, die Nachfrage steigt und plötzlich wird aus der Leidenschaft ein Verwaltungsjob. Dabei wäre oft schon mit kleinen Umstellungen viel gewonnen. Mit Prozessen, die bestimmte Abläufe automatisieren, ohne dass jede einzelne Bewegung selbst kontrolliert werden muss.
Der unsichtbare Verschleiß
Ein Webdesign-Agenturbesitzer hat einmal vorgerechnet, wie viel Zeit er mit der Nachverfolgung von Angeboten verbringt. Fast drei Stunden pro Woche, sagte er. Das sind über hundertfünfzig Stunden im Jahr, die nicht in die Arbeit für seine Kunden fließen konnten. Lange habe er geglaubt, dass das einfach dazugehöre, bis er ein System gefunden habe, das diese Aufgabe übernimmt.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist kein neues Thema. In großen Konzernen gehört sie längst zum Standard. Aber auch für kleinere Einheiten gibt es inzwischen Lösungen, die ohne riesige Budgets auskommen. Sie helfen dabei, aus einer chaotischen Ansammlung von Einzelaufgaben einen geordneten Ablauf zu machen. Das klingt technischer, als es ist. Oft reicht ein einfaches Regelwerk, das bestimmte Ereignisse miteinander verknüpft. Wer zum Beispiel ein Formular ausfüllt, bekommt automatisch eine Bestätigung. Wer ein Angebot anfordert, erhält nach einigen Tagen eine Erinnerung.
Ein wichtiger Bestandteil solcher Abläufe ist die Fähigkeit, auf unterschiedliche Signale unterschiedlich zu reagieren. Das ist genau das, was unter dem Begriff Email-Marketing-Automation zusammengefasst wird. Es geht nicht darum, möglichst viele Nachrichten zu verschicken, sondern darum, zur richtigen Zeit die richtige Information zu senden. Ein System, das das beherrscht, kann selbstständig Entscheidungen treffen oder zumindest Entscheidungen vorbereiten.
Der erste Schritt nach vorn
Bevor automatisierte Abläufe greifen können, braucht es einen Auslöser. Das ist oft eine Handlung des Interessenten: ein Klick, eine Anmeldung, eine Anfrage. Und dafür wiederum braucht es eine Stelle, an der diese Handlung stattfinden kann. Viele kleine Unternehmen setzen auf ihre Webseite, aber die ist oft nicht auf eine klare Aktion ausgerichtet. Sie informiert, aber sie fordert nicht auf. Wer etwas verkaufen oder Kunden gewinnen möchte, braucht Stellen, die genau das tun: den Besucher zu einem bestimmten Schritt bewegen.
Das ist der Punkt, an dem spezielle Seiten ins Spiel kommen, die sich auf eine einzige Botschaft konzentrieren. Sie sind nicht wie die üblichen Unternehmenswebseiten mit vielen Unterseiten und allgemeinen Informationen. Sie sind zielgerichtet. Wer sich entscheidet, eine solche Seite zu nutzen, muss kein Programmierer sein. Die Möglichkeit, schnell und unkompliziert eine Landingpage erstellen zu können, hat die Hemmschwelle für viele gesenkt. Einmal eingerichtet, wird aus einem Besucher ein Kontakt, aus einem Kontakt ein Interessent und aus einem Interessent vielleicht ein Kunde.
Die eigentliche Arbeit liegt nicht im technischen Aufbau, sondern in der Konzeption. Was soll dem Besucher gesagt werden? Was soll er tun? Wie reagiert das System, wenn er es tut? Das sind Fragen, die sich lohnen, bevor mit dem Bau begonnen wird.
Warum es sich lohnt, früh zu beginnen
Ein Bäcker hat sich lange gegen digitale Lösungen gewehrt. Seine Kunden kämen persönlich vorbei, das sei sein Marketing, sagte er. Dann kam die Pandemie. Plötzlich musste er einen Online-Shop aufbauen, Bestellungen verwalten, Lieferungen organisieren. Was er in wenigen Wochen gelernt hat, hätte er sich über Jahre verteilt wünschen können. Heute bereut er, nicht früher angefangen zu haben.
Denn eines zeigt sich immer wieder: Wer früh anfängt, hat mehr Zeit, Fehler zu machen und aus ihnen zu lernen. Automatisierte Abläufe laufen nicht von allein perfekt. Sie müssen beobachtet, angepasst, verbessert werden. Aber wenn sie erst einmal stehen, tragen sie einen großen Teil der Last. Es muss nicht mehr jeder Schritt selbst gegangen werden, sondern nur noch kontrolliert werden, ob alles in die richtige Richtung läuft.
Der Agenturbetreiber vom Anfang hat sein System inzwischen ausgebaut. Er nutzt nicht nur automatisierte E-Mails, sondern auch eine Seite, die gezielt Besucher anspricht. Endlich habe er wieder das Gefühl, Herr über seine Zeit zu sein, sagt er. Die Arbeit mit den Kunden mache ihm wieder Freude, weil sie nicht mehr von Verwaltungsaufgaben überlagert werde. Er habe nicht weniger zu tun, aber er tue das, was er tun wolle, nicht das, was er tun müsse.
Die Illustratorin aus der ersten Geschichte hat sich inzwischen auch ein System aufgebaut. Sie bekommt immer noch viele E-Mails, aber viele werden automatisch beantwortet. Endlich habe sie wieder Zeit zum Zeichnen, sagt sie. Ein paar E-Mails am Tag, das war’s. Der Rest läuft von allein. Sie schaut morgens aufs Handy, aber nicht mehr mit einem Gefühl der Überforderung, sondern mit Neugier. Was ist heute passiert? Wer hat sich gemeldet? Manchmal, sagt sie, sei es fast wie ein Spiel. Und das sei ein gutes Gefühl.