Das Laden an der heimischen Steckdose oder Wallbox gilt als der wirtschaftlichste und komfortabelste Weg, eine elektrische Firmenflotte zu betreiben. Doch was im Alltag simpel klingt, sorgte in den Personal- und Fuhrparkbüros zuletzt für Kopfzerbrechen.
„In 2025 haben wir noch eher über Wallboxen und Hardware nachgedacht und es gab einen pauschalen Betrag, der überwiesen werden musste. In 2026 müssen wir sehr viel mehr über Prozesse nachdenken“, erklärt Nicola Büsse, CEO des Green Mobility Start-Ups MOBIKO im Interview mit dem „Business Radio“ von Wolfgang Eck. Mit dem BMF-Schreiben vom November 2025 endete die Ära der unbürokratischen, aber ungenauen Pauschalerstattungen ohne Mengennachweis. Stattdessen gilt: Der Arbeitgeber benötigt einen eindeutigen Beleg über die geladenen Kilowattstunden.
Das Missverständnis um die Pauschale
In der Praxis führt die Begrifflichkeit häufig zu Verwirrung bei Arbeitgebern und Dienstwagenberechtigten. Büsse stellt klar: „Ganz wichtig: Diese Ladekostenpauschale, die monatlich ohne Nachweis der geladenen Kilowattstunden bis 2025 noch erstattet werden durfte, ist weggefallen. Jetzt gibt es eine Strompreispauschale – und das finde ich eine extrem gute Verbesserung. Sie sagt einfach: Ihr dürft jetzt als Arbeitgeber die geladenen Kilowattstunden beim Heimladen auch mit einem fixen Strompreis erstatten, den das Bundesamt für Statistik festlegt.“
Die Diplom-Kauffrau ist Co-Gründerin und CEO des 2018 gegründeten Green Mobility-Start-ups MOBIKO in München, das eine Plattform zur ganzheitlichen Verwaltung und Abrechnung von Mitarbeitermobilität entwickelt. In dem Zusammenhang hat das Unternehmen einen Heimlademanger entwickelt, der die exakte Abrechnung von elektrischen Dienstwagen ermöglicht. Foto: MOBIKO.
Mit den aktuell geltenden 34 Cent pro Kilowattstunde entfällt für Fuhrparkleiter das Risiko, sich in steuerliche Fallstricke zu verwickeln – insbesondere dann, wenn Mitarbeiter zu Hause eigenen Solarstrom vom Dach zapfen oder stark schwankende dynamische Tarife nutzen. Unternehmen können in ihrer Car Policy festlegen, ob ausschließlich der Pauschalwert gilt oder ob Mitarbeiter ihren individuellen Strompreis hinterlegen dürfen.
Software schlägt Hardware: Das Auto liefert die Daten
Vor wenigen Jahren debattierten Flottenverantwortliche noch intensiv darüber, welche herstellerspezifische Wallbox den Fahrern in die Garage geschraubt werden muss. Büsse sieht hier einen grundlegenden Paradigmenwechsel: „Wenn ich mich von dieser Wallbox trenne und sage: Dieses Wallbox-Thema bleibt beim Mitarbeiter – die Ladeinfrastruktur –, dann rede ich eigentlich nur noch von der Software. Und diese Software ist superschnell eingeführt. Der Mitarbeiter connectet sich mit dem Auto ganz schnell. Das heißt, das ist einfach ein Prozess, der superschnell aufgebaut ist, weil wir eben diese Hardware beim Mitarbeiter in seiner Entscheidung lassen.“
Dank moderner Schnittstellen (APIs) und Fahrzeugdaten können die geladenen Strommengen direkt aus dem Fahrzeug oder über OEM-Reports ausgelesen werden. Das löst zugleich ein klassisches Kontrollproblem: Wer zu Hause mehrere Elektrofahrzeuge lädt, muss nicht mehr aufwendig per RFID-Chip differenzieren. Die Daten stammen direkt aus dem Batteriemanagement des Dienstwagens.
Die Falle: Manuelle Reisekostenabrechnung
Ein häufiger Fehler im Mittelstand sei der Versuch, das Heimladen notdürftig über das bestehende Reisekostensystem abzuwickeln. Büsse warnt vor dem immensen manuellen Prüfaufwand: „Wir sehen schon noch viele Unternehmen, die diesen Prozess sehr schnell in der Reisekostenabrechnung gelöst haben. Das ist unserer Meinung nach einfach ein Prozess, der nicht so gut kontrollierbar ist. Ein Stromvertrag läuft manchmal auch aus. Es gibt meistens in der Reisekostenabrechnung keinen digitalen Prozess, wo hinterlegt wird: Der Vertrag läuft aus, da sollte ich beim Mitarbeiter mal nachfragen.“ Stattdessen gehört die Rückerstattung als steuerfreier Auslagenersatz direkt in die Lohnabrechnung – automatisiert und revisionssicher.
Fuhrpark, Betriebsrat, Payroll: Alle an einen Tisch
Für eine erfolgreiche Einführung empfiehlt die Mobilitätsmanagerin einen strukturierten Fahrplan über rund vier Wochen. Bevor Software ausgerollt wird, müssen die Rahmenbedingungen in der Car Policy fixiert werden: Wird Heimladen überhaupt erstattet? Wie sieht der Nachweis aus? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Hierbei seien Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat frühzeitig einzubinden, besonders wenn Live-Telematikdaten des Fahrzeugs herangezogen werden.
Ebenso entscheidend sei die interne Kommunikation: „Damit hole ich diejenigen ab, die das ja nutzen müssen. Wenn ich jeden gut kommunikativ mitgenommen habe in der Journey, dann habe ich wirklich alles richtig gemacht, weil sich dann danach niemand außen vor gelassen fühlt.“
Am Ende zeigt sich: Das Laden daheim entscheidet maßgeblich über die Akzeptanz der elektrischen Flotte. Wer bürokratische Hürden abbaut und auf transparente, automatisierte Softwarelösungen setzt, spart interne Ressourcen und macht den Dienstwagenstromer für die Belegschaft alltagstauglich.